Guide de l'Utilisateur

MY.FOLLIOT est une plateforme de communication qui simplifie l’entretien des parties communes, et met en relation les occupants, le Syndic et les prestataires techniques de l’immeuble.

Accessible sur tous les écrans (smartphones, tablettes et ordinateurs), MY.FOLLIOT vous permet de prendre soin de votre bien commun et valoriser votre patrimoine.

Tous les occupants d’un immeuble peuvent s’inscrire sur la plateforme qu’ils soient copropriétaires ou locataires. Il en va de même pour les gestionnaires et les entreprises de prestations techniques. En s’inscrivant, les utilisateurs s’engagent à fournir des informations sincères, exactes, à jour et complètes.

Voici le mode de fonctionnement de la plateforme :

Pour le bénéfice de tous, nous vous remercions de respecter les consignes suivantes :

• Utiliser l’application pour tout signalement plutôt que de contacter directement le gestionnaire
• Signaler seulement les incidents relatifs aux aspects techniques des parties communes de votre immeuble.
• Les signalements sans rapport avec la gestion technique du bâtiment (ex : remontée d’incivilités, communication entre occupants) sont tolérés s’ils sont constructifs et bénéficient à tous.
• S’assurer que l’incident n’a pas été déjà signalé sur la plateforme avant d’en déclarer un nouveau (pour plus d’efficacité dans la résolution).
• Éviter les signalements abusifs qui n’ont pas de rapport avec la copropriété.
• Ne pas tenir de propos diffamants ou irrespectueux.

Accélérer la résolution des incidents techniques du quotidien, par une déclaration immédiate depuis son mobile et un meilleur partage des informations entre les parties prenantes. Chaque habitant inscrit au service peut consulter et réagir sur les signalements, et suivre leur résolution.

Mieux remonter les incidents : en ayant l’information si l’incident a déjà été signalé, en évitant de remonter plusieurs fois le même incident, avec la possibilité de communiquer la localisation de l’incident et de joindre une photo.

Assurer un meilleur suivi opérationnel des problèmes, et pouvoir consulter l’historique des incidents techniques déjà résolus.

Améliorer la communication entre les voisins, pour une ambiance apaisée et une plus grande convivialité.

Diminuer les charges de copropriété, parce qu’une copropriété mieux entretenue génère moins de travaux à long terme.

Ce seront les membres du Conseil Syndical dans le cas d’une copropriété, et/ou le Gardien de l’immeuble s’il y en a un. L’outil étant collaboratif, plusieurs référents pourront coexister de manière profitable pour la communauté. Les Référents sont identifiables sur la plateforme grâce à une petite chouette à côté de leur nom.

La plateforme est constituée de 4 onglets visibles en haut de l’écran.

Cet onglet affiche la liste des signalements ouverts (à fond blanc) et clos (à fond gris). Vous pouvez consulter le détail de chaque fiche de signalement en cliquant dessus.

A chaque nouveau signalement, commentaire ou clôture, vous serez averti par un email de notification. Vous pourrez ainsi consulter l’événement via votre boite mail ou vous rendre directement sur la plateforme. Notez toutefois que vous avez la possibilité de configurer la fréquence des notifications. Vous trouverez les indications sur cette option plus bas.

Sélectionnez la catégorie adéquate, puis précisez la localisation si nécessaire (étage etc.). Vous pourrez ensuite décrire sur un texte court (mais précis !) l’incident, et prendre une photo pour l’illustrer.

En cliquant sur le bouton « Mettre à jour » vous pouvez apporter une précision ou un commentaire utile pour la résolution de l’incident.

Si vous constatez que l’incident signalé par vos soins a été résolu, vous pouvez le clôturer en cliquant sur ce bouton.  La clôture d’un signalement n’est possible que par l’auteur de ce dernier, par un Référent ou par le Syndic.

Afin d’éviter un afflux d’emails trop important pour votre syndic, un filtre Référent/Gestionnaire peut être activé à la demande du Syndic ou les membres du Conseil syndical.

Cela peut être le cas sur des immeubles de taille relativement importante dans lesquels la communication doit être canalisée.

Lorsque le filtre est activé sur une copropriété, les Référents ont la possibilité de partager le signalement avec le Gestionnaire en cochant la case « Partager avec le Gestionnaire ».

S’il ne coche pas la case « Partager avec le Gestionnaire », le signalement ne sera visible que par les Occupants et les Référents. Cela concerne les « Messages entre voisins » et tous les signalements qui n’ont pas de lien direct avec la gestion technique du bâtiment.

Dans cet onglet, vous pourrez consulter les infos générales transmises par le Syndic ou les Référents, habituellement affichées à l’entrée de l’immeuble.

Vous pouvez également imprimer l’affiche comportant le code immeuble qui permet de s’inscrire sur MY.FOLLIOT et la coller dans les parties communes. Ou partagez-la directement avec vos contacts pour inviter vos voisins à utiliser cette chouette plateforme !

Le sondage répond à un besoin des Syndics et membres du conseil syndical pour effectuer des recensements dans leur immeuble.

En participant au sondage, vous participez à la vie de votre immeuble en les informant sur vos souhaits.

Lorsqu’un sondage est créé par un Référent ou un Gestionnaire, vous recevez une notification email.

Vous pouvez répondre au sondage directement via le mail en cliquant sur le bouton « répondre au sondage », ou directement sur votre compte, dans l’onglet « Infos immeuble ».

Lorsque un sondage est clôturé par son auteur, vous recevez les résultats par email et sa case est grisé  dans l’Info immeuble comme l’image ci-dessous.

À tout moment, vous pouvez modifier les informations vous concernant et générer un nouveau mot de passe.

Vous préférez ne recevoir qu’un récapitulatif journalier des signalements de votre immeuble ?

Chez MY.FOLLIOT, on s’adapte à vos besoins et il suffit d’aller dans l’onglet Mon compte et de cliquer sur « modifier mes alertes » pour choisir la fréquence des notifications qui vous convient le mieux !

En choisissant le récapitulatif journalier, vous recevrez un mail chaque jour à 8 heures avec les signalements des dernières 24 heures. Notez que vous serez toujours averti en cas de nouveau signalement.

Paramétrez par catégorie les notifications email que vous souhaitez recevoir en allant dans l’onglet Mon compte.

Vous vivez au rez-de-chaussée et les incidents concernant l’ascenseur ne vous intéressent pas ?

Cliquez sur le bouton « Modifier » devant la catégorie « Ascenseur » et vous ne recevrez plus de notification concernant cette catégorie.

Pour vous aider à avoir la communication la plus chouette possible, nous avons sélectionné pour vous quelques bonnes pratiques d’usage de la plateforme :

Un signalement sur MY.FOLLIOT et votre gestionnaire sera informé de l’incident ! Vérifiez si l’incident a déjà été signalé et soyez concis !

Afin que le Syndic ne soit pas alerté sur des sujets pour lesquels il n’a pas à intervenir, une catégorie a été créée : Messages entre voisins.

Nous vous remercions donc de préférer la catégorie « Messages entre voisins » lorsque votre signalement concerne uniquement l’ensemble des occupants et ne demande pas d’intervention de la part du Syndic.

Les signalements avec des images sont beaucoup plus visibles que ceux n’en ayant pas. De plus, cela permet aux autres occupants, au Syndic, mais également aux prestataires connectés de visualiser plus facilement la nature du problème.

Oui, oui, on sait… Vous avez 15 sacs de courses à porter et l’ascenseur est en panne. Mais bon, un petit message sans animosité, c’est toujours plus chouette !

Ça y est, l’ascenseur fonctionne de nouveau. Chouette ! Vite vite, on va sur MY.FOLLIOT et on en informe ses voisins. C’est aussi ça le collaboratif !

À vous de jouer ! À vos claviers… Prêt ? Signalez !

Vous avez une question particulière, ou simplement besoin d’un coup de pouce ? Nous sommes disponibles à l’adresse support@chouette.immo

En vous souhaitant une bonne utilisation,

L’équipe MY.FOLLIOT